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L’ultima frontiera per l’impresa pubblica si chiama digitalizzazione. Digitalizzare significa, tra le altre cose, trasformare archivi cartacei in file. Questo processo consente di guadagnare spazi fisici, precisione ed efficacia nelle ricerche, un notevole risparmio di tempo ed energia. Gli archivi digitali sono consultabili esattamente allo stesso modo di quelli cartacei, file per file, faldone per faldone, ma la ricerca avviene attraverso modalità più innovative, ovvero per chiavi di ricerca quali ad esempio: nomi, date, argomenti, parole chiave. Specifiche tecniche di programmazione rendono gli archivi digitali fruibili ovunque, basta soltanto una connessione internet e un dispositivo con browser. I nostri software di gestione documentale per la PA sono in continua evoluzione, ne miglioriamo costantemente l’efficienza e la qualità. Il nostro scopo, infatti, è quello di renderli straordinariamente versatili e capaci di adattarsi alle esigenze più disparate.
Il protocollo cartaceo classico permette di sapere quando un documento è arrivato, chi l’ha spedito, quando è stato inviato e a chi. Oltre a queste informazioni, il protocollo informatizzato include anche le funzioni di classificazione dei file e di reportistica. Per esempio, attraverso quest’ultimo, sarà possibile ottenere dati sul tempo che intercorre tra la registrazione e la classificazione, informazioni sui segmenti procedurali in ritardo, individuare quale passaggio registra una sofferenza temporale, definire gli atti elaborati dai singoli elementi dell’unità organizzativa. La produzione automatizzata di queste analitiche consente quindi di rimodulare i carichi di lavoro con semplicità.